従業員の増員によるオフィス移転や店舗改装による大掃除を行う場合には、今ある備品を処分しなければなりません。備品にはさまざまな種類のものがあるため、どのように処分すれば良いか迷うことも多いでしょう。備品の処分方法に少し気を遣うだけでオフィス移転費用を安く抑えられ、スムーズに大掃除を行うこともできます。逆に備品の処分を適当にすると余計な出費がかさむ場合もあります。効率的な備品の処分方法を知っておくことは、会社業務の効率化やコストカットを考える上で避けては通れない問題なのです。
オフィス移転の流れ
オフィス移動の場合には、個人で引っ越しをする場合と比べて手続きや手順が多く、当日になって慌てて準備をしていては、思わぬトラブルにつながることもあります。
オフィス移転が決まったら、事前に移転の流れを頭に入れて置き、作業が始まる前に書類や手続きをスムーズに進められるように準備しておきましょう。
旧オフィス解約手続き
オフィス移転が決まったら、最初に現在使用しているオフィスの解約手続きを進めなければなりません。
解約するといっても、旧オフィスで締結している賃貸借契約書に解約予告を行うためには、一定の期間が設けられていることが多いため、賃貸借契約書の内容を加味しつつ移転計画を立てる必要があります。
新オフィスの入居時期チェック
旧オフィスの解約手続きがある程度決まったら、旧オフィスの退去日までに入居できる新たなオフィスを探す必要があります。先に新オフィスの候補を探しておくのも良いのですが、旧オフィスの退去日が固まらないうちに探し始めたとしても、新オフィスへの具体的な入居日等の打ち合わせができません。
そのため、旧オフィスの解約手続きと並行して新オフィスの候補を探しつつ、旧オフィスの具体的な退去日程が決まったら、新オフィスの入居日の打ち合わせを進めるというのが効率的でしょう。
旧オフィスの大掃除・原状回復のための工事
旧オフィスを退去する前にオフィスの大掃除を行う必要があります。新オフィスに持っていくものともっていかないものに分けて、持っていくものは別に取っておいて持っていかないものは破棄するか買取業者に売却します。多くの従業員に一番負担がかかるのが、この旧オフィスの大掃除です。原状回復工事は専門の業者に頼むことがほとんどなので従業員はそこまでの負担になりません。
一方で備品処理を含む大掃除は処分すべきものの判断を従業員しか行えず、業者に丸投げするわけにはいかないからです。旧オフィスの大掃除をどれだけ迅速に行えるかでオフィス移転がスムーズに進むかどうかが変わってきます。なるべく多くの備品を買取業者に売却できれば、オフィス移転のコストを抑えられます。備品が大型であればその分処理に手間や費用が掛かるため、できるだけ時間に余裕をもって備品処分を行えるとより良いでしょう。
引っ越し業者との打ち合わせ
旧オフィスでの作業が終わったら、今度は引っ越し業者との日程や旧オフィスから搬出する物の打ち合わせを行います。引っ越し業者の料金は新オフィスへ搬入する大きさや量などで料金がかわってくるので、事前にどのようなもので量がどの程度なのかを詳細に伝えておくと、のちのち引っ越し料金でトラブルになるのを避けられます。
新オフィスへの移転
引っ越し業者に旧オフィスで使用していたものを搬入してもらってから、ネットワーク回線や登記の変更などの諸々の手続きを終えたらオフィスの移転は完了です。
備品の処分方法
備品の処分方法には大きく分けて3種類あります。
廃棄物の回収業者へ依頼
もっとも手軽に不用品を廃棄できる方法のひとつに、廃棄物を回収してくれる専門業者へ依頼するという方法があります。この方法は手軽に不用品を処分できる反面、回収に費用が掛かる業者に依頼すると、処分に一定のコストがかかるのがデメリットといえるでしょう。
廃棄物処理場への搬入
オフィスを掃除した際に出る備品はほとんどが産業廃棄物として扱われるため、一般人が自治体へ回収してもらう方法では捨てられません。
そのため、オフィスの掃除で出た廃棄物は廃棄物処理場へ搬入し捨てる必要があるのです。廃棄物処理場への不用品の搬入はトラックのレンタルなどの手間と費用が掛かるため、なるべく不用品をまとめて搬入するようにしましょう。
買取業者への売却
少しでもオフィス移転のコストを抑えたいのであれば、不用品を買取業者へ売却するのが良いでしょう。
不用品のすべてを買い取ってもらえるとは限りませんが、備品の状態によっては買取してもらえることも多く、売却金額が手元に入るので、会社経営的にもこの手法をとられることが多いおすすめの方法です。
まとめ
今回はオフィス移転に伴う備品の処分方法について解説しました。一見買取されそうにない備品でも、ニーズが眠っている備品は数多くあります。こうした売却可能な備品を誤って廃棄してしまうことがないように、買取業者へ一度査定を依頼すると良いでしょう。
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